e-dokumen Tata Persuratan KUA Kecamatan Kalibawang

Dokumen merupakan elemen penting dalam Kantor Urusan Agama (KUA) , namun keberadaannya kadang kala menimbulkan problem tersendiri, antara lain seperti:

• Hilangnya dokumen
• Terbuangnya waktu untuk mencari suatu dokumen
• Terbatasnya ruang penyimpanan arsip

Namun demikian seiring dengan perkembangan teknologi, maka saat ini tersedia solusi untuk mengatasi prmasalahan tersebut di atas, yaitu dengan memanfaatkan Document Imaging guna mendukung terciptanya Sistem Kantor Tanpa Kertas (Paperless Office), atau yang dikenal juga dengan istilah Digital Office, Pengarsipan Elektonik (Electronic Filing System), ataupun Document Management System.

Tata persuratan merupakan bagian yang penting dalam berjalannya suatu organisasi. Naskah atau dokumen yang dihasilkan dari keluar masuknya surat terkadang merepotkan pengelola tata persuratan. Dengan banyaknya dokumen yang dihasilkan tersebut, maka manajemen arsip persuratan menjadi peranan yang sangat penting. KUA Kecamatan Kalibawang sebagai salah satu instansi pemerintah, dapat dipastikan menghasilkan dokumen dalam setiap penyelenggaraan tata persuratan. Dalam hal ini, manajemen arsip dokumen akan memberikan solusi. Manajemen dokumen yang kurang baik menyebabkan sulitnya mencari dokumen pada saat diperlukan. Oleh karena itu KUA Kecamatan Kalibawang menggunakan sistem administrasi tata persuratan dalam pengelolaan tata persuratan. Aplikasi ini sangat memudahkan pengelola tata persuratan dalam memanajemen arsip surat, semua surat masuk dan keluar yang sifatnya penting akan disimpan dalam bentuk file, sehingga akan menjaga surat dari kerusakan dan akan mempermudah dalam pencariannya.

A. Tujuan

Pengembangan dan penerapan aplikasi e-dokumen tata persuratan di Kantor Urusan Agama Kecamatan Kalibawang bertujuan membuat basis data tentang tata persuratan untuk menuju pada pengelolaan tata persuratan yang modern, efektif dan efisien.

B. Manfaat

Adapun manfaat yang diharapkan dengan e-dokumen tata persuratan ini antara lain:

• Menyimpan dokumen atau file agar berguna bagi penyelenggaraan tugas dan fungsi KUA.
• Mempermudah pengelolaan tata persuratan.
• Menjaga dokumen yang bersifat penting dari kerusakan.
• Mempermudah dalam mencari arsip dokumen persuratan.